Ich habe jahrelang mit einem überquellenden Gmail-Postfach gekämpft: Newsletter, Benachrichtigungen, Bestellbestätigungen, Team-Mails — alles mischte sich, und die wirklich wichtigen Nachrichten gingen unter. Irgendwann habe ich angefangen, systematisch zu filtern und zu ordnen. Hier teile ich meine Methode, die bei mir Ruhe geschaffen hat, und gebe praktische Schritte, die du direkt in Gmail umsetzen kannst.

Meine Grundprinzipien

Bevor ich ins Technische gehe, zwei Grundsätze, die mir helfen, Entscheidungen zu treffen:

  • Weniger im Posteingang = mehr Fokus: Alles, was nicht sofortiges Handeln erfordert, darf archiviert oder in Labels verschwinden.
  • Automatisieren statt manuell sortieren: Einmal richtig angelegte Filter arbeiten im Hintergrund und sparen täglich Zeit.

Schritt 1: Aufräumen und Grundregeln festlegen

Ich habe zuerst überlegt, welche Mails wirklich sofort sichtbar sein müssen. Für mich sind das:

  • Direkte Nachrichten von Kolleg:innen oder Vorgesetzten
  • Wichtige Projekt-Updates (z. B. Tickets, Deadlines)
  • Persönliche Nachrichten von Freund:innen und Familie

Alles andere darf automatisch geordnet werden. Definiere bei dir ähnliche Kategorien — das hilft beim Erstellen der Filter.

Schritt 2: Die Gmail-Funktionen nutzen

Gmail bietet mehrere Mechanismen, die ich kombiniere:

  • Labels: Ähnlich wie Ordner, aber eine Mail kann mehrere Labels haben.
  • Filter: Regeln, die E-Mails automatisch bearbeiten (labeln, archivieren, weiterleiten, löschen, markieren).
  • Posteingangstypen: Ich empfehle „Wichtig zuerst“ oder „Mehrere Posteingänge“, je nach Arbeitsweise.
  • Tabs/Kategorien: Social, Promotions, Updates — nützlich, aber manchmal zu grob.

Schritt 3: Praktische Filter-Regeln erstellen

Ich zeige dir ein paar Filterbeispiele, die ich nutze. Du findest Filter in Gmail unter Einstellungen → Alle Einstellungen → Filter und blockierte Adressen → Neuen Filter erstellen.

  • Filter für wichtige Absender: from:([email protected] OR [email protected]) → dann “Wichtig markieren” und ein rotes Label “Wichtig”.
  • Projekt-Mails: subject:(ProjektX OR Ticket-1234) OR has:attachment → automatisch labeln “Projekt X” und im Posteingang belassen.
  • Newsletter sofort archivieren: from:([email protected]) OR subject:(Newsletter) → „Posteingang überspringen (Archivieren)“ + Label „Newsletter“. So sind sie da, aber stören nicht.
  • Automatisches Weiterleiten: from:([email protected]) → weiterleiten an deine Sekretär:in oder eine Sammeladresse.
  • Große Anhänge behandeln: size:10MB → labeln “Groß” und ggf. in einen separaten Ordner verschieben.

Ein Tipp: Nutze Suchoperatoren beim Erstellen der Filter. Beispiele:

  • from: ([email protected])
  • subject: ("Rechnung" OR "Invoice")
  • has:attachment
  • label:important
  • newer_than:7d

Schritt 4: Newsletter loswerden — oder streicheln

Newsletter sind oft der größte Zeitfresser. So gehe ich vor:

  • Zuerst entscheide ich: behalten, in Label verschieben, oder abbestellen.
  • Für alles, was ich nicht mehr lesen möchte: Abbestellen (meist durch einen Abmeldelink). Das reduziert langfristig am meisten Chaos.
  • Für nützliche, aber nicht dringende Newsletter: Filter anlegen, die sie archivieren und mit Label versehen. Abends beim Kaffee scrolle ich die gesammelten Newsletter.

Schritt 5: Priorität automatisieren – Wichtigkeitsmarker & Multiple Inboxes

Gmail setzt automatisch “Wichtig”-Markierungen, aber ich finde es stabiler, selbst Regeln zu machen:

  • Filter: „Wichtig markieren“ für alle Mails von Schlüsselpersonen oder mit bestimmten Keywords.
  • Multiple Inboxes (Einstellungen → Posteingang): Ich habe ein Panel nur für „Wichtig“ und eines für „Heute bearbeitbar“. So bleibt der Hauptbereich frei.
  • Alternative: Nutze die Prioritäts-Posteingang-Ansicht, wenn du weniger anpassbare Panels willst.

Schritt 6: Muten, Stummschalten, Snooze

Manche Threads laufen heiß und sind trotzdem unwichtig für mich. Hier hilft:

  • Mute: Unterdrückt Thread-Benachrichtigungen und lässt sie aus dem Posteingang verschwinden. Nützlich bei langen Gruppenthreads.
  • Snooze: Ich snooze E-Mails auf einen Zeitpunkt, zu dem ich wirklich Zeit habe — z. B. „morgen früh“ oder „nächste Woche Montag“.

Schritt 7: Erweiterte Tools und Integrationen

Wenn du mehr Automatisierung willst, nehme ich gelegentlich Zusatztools oder Scripts:

  • Google Apps Script: Für komplexe Workflows (z. B. tägliche Zusammenfassungen wichtiger Mails in eine Google Sheet-Tabelle).
  • Third-Party-Tools: Dienste wie Unroll.Me (für Newsletter-Übersicht) oder Sanebox (intelligente Sortierung) können helfen — aber achte auf Datenschutz und Zugriff auf dein Postfach.
  • Desktop-Clients: Manche E-Mail-Clients (z. B. Outlook, Thunderbird, Spark) bieten zusätzliche Regeln/Ansichten, die Gmail ergänzen können.

Schritt 8: Routinen, nicht Einmal-Aktionen

Filter sind super, aber ich habe mir auch eine kleine Routine angewöhnt:

  • Jeweils morgens 20 Minuten: wichtige Mails durchgehen, Labels verteilen, Snooze setzen.
  • Mittags 10 Minuten: Newsletter/Marketing-Mails sichten (die per Filter gesammelt wurden).
  • Wöchentlich: Labels aufräumen, Filter prüfen und anpassen.

Diese Routinen halten das System lebendig. Ohne Pflege sammeln sich wieder Ablenkungen an.

Persönlicher Tipp: Keep it simple

Als jemand, die gern Dinge experimentiert, neige ich manchmal zu komplexen Regeln. Meine wichtigste Erkenntnis war: Ein paar gut ausgewählte, einfache Filter sind besser als Dutzende komplizierter Regeln. Starte mit wenigen, wichtigen Filtern (z. B. Chefs, Projekte, Newsletter) und erweitere nur bei Bedarf.

Wenn du möchtest, kann ich dir gern helfen, konkrete Filter-Strings für dein Postfach zu formulieren — sag mir einfach, welche Arten von Mails du sofort sehen willst und welche nicht. Und falls du mehr über Automatisierung mit Google Apps Script erfahren willst, schreibe mir: ich habe ein kleines Script, das mir täglich die wichtigsten Betreffzeilen in eine Tabelle sammelt, und teile es gerne.

Mehr Gedanken, Ideen und Alltagstipps findest du auf Petermueller PM: https://www.petermueller-pm.de